Gegevensbewaarbeleid

2.1 Het primaire doel van dit beleid is om limieten vast te stellen voor het bewaren van persoonlijke gegevens en om ervoor te zorgen dat die limieten, evenals de verdere rechten van gegevensgebruikers om te wissen, worden nageleefd. Bij uitbreiding beoogt dit beleid ervoor te zorgen dat het bedrijf volledig voldoet aan zijn verplichtingen en de rechten van betrokkenen onder de AVG.

2.2 Naast het beschermen van de rechten van betrokkenen onder de AVG, door ervoor te zorgen dat buitensporige hoeveelheden gegevens niet door het Bedrijf worden bewaard, is dit Beleid ook bedoeld om de snelheid en efficiëntie van het beheren van gegevens te verbeteren.

3.1 Dit beleid is van toepassing op alle persoonlijke gegevens van het bedrijf en van externe gegevensverwerkers die namens het bedrijf persoonsgegevens verwerken.

3.2 Persoonlijke gegevens, zoals deze door het Bedrijf worden bewaard, worden op de volgende manieren en op de volgende locaties opgeslagen:

1. De servers van het bedrijf zijn gevestigd in het bedrijfspand op Unit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
2. Servers van derden die namens ons worden beheerd;
3. De computers van het Bedrijf bevinden zich permanent in het bedrijfspand op Unit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ;
4. Laptopcomputers en andere mobiele apparaten die door het Bedrijf aan zijn werknemers worden verstrekt;
5. Computers en mobiele apparaten die eigendom zijn van werknemers, agenten en onderaannemers en die worden gebruikt in overeenstemming met het Beleid van Bring Your Own Device (BYOD) van het bedrijf;
6. Fysieke gegevens die zijn opgeslagen in het bedrijfspand op Unit 17, IO Center, 57a Croydon Road, Beddington, Croydon, CR0 4WQ.

Alle persoonlijke gegevens van het bedrijf worden bewaard in overeenstemming met de vereisten van de GDPR en de rechten van betrokkenen daaronder, zoals uiteengezet in het gegevensbeschermingsbeleid van het bedrijf.

4.1 Betrokkenen worden volledig op de hoogte gehouden van hun rechten, van welke persoonlijke gegevens het Bedrijf over hen bewaart, hoe die persoonlijke gegevens worden gebruikt en hoe lang het Bedrijf die persoonlijke gegevens zal bewaren (of, als geen vaste bewaartermijn kan worden bepaald, de criteria waarmee de bewaring van de gegevens zal worden bepaald).

4.2 De betrokkenen krijgen controle over hun persoonlijke gegevens die het bedrijf in bezit heeft, inclusief het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren, het recht om te verzoeken dat hun persoonlijke gegevens worden verwijderd of op andere wijze worden verwijderd (niettegenstaande de bewaartermijnen die anders zijn vastgelegd in dit beleid voor gegevensbewaring) , het recht om het gebruik van hun persoonlijke gegevens door het bedrijf te beperken, en verdere rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Na het verstrijken van de bewaartermijnen voor gegevens die hieronder in Deel 6 van dit beleid zijn uiteengezet, of wanneer een betrokkene gebruik maakt van zijn recht om zijn persoonsgegevens te laten wissen, worden persoonsgegevens als volgt verwijderd, vernietigd of anderszins verwijderd:

5.1 Persoonlijke gegevens die elektronisch worden opgeslagen (inclusief alle back-ups daarvan) worden verwijderd;

5.2 Persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen op papieren formulier zullen worden versnipperd.

6.1 Zoals hierboven vermeld, en zoals vereist door de wet, zal het bedrijf geen persoonlijke gegevens bewaren voor langer dan noodzakelijk is in het licht van het doel / de doeleinden waarvoor die gegevens worden verzameld, bewaard en verwerkt.

6.2 Verschillende soorten persoonlijke gegevens, die voor verschillende doeleinden worden gebruikt, zullen noodzakelijkerwijs worden bewaard voor verschillende perioden (en de retentie ervan wordt periodiek beoordeeld), zoals hieronder uiteengezet.

6.3 Bij het vaststellen en / of beoordelen van bewaartermijnen, moet het volgende in aanmerking worden genomen:

1. De doelstellingen en vereisten van het bedrijf;
2. Het type persoonlijke gegevens in kwestie;
3. Het doel (de doelen) waarvoor de betreffende gegevens worden verzameld, bewaard en verwerkt;
4. De wettelijke basis van het bedrijf voor het verzamelen, vasthouden en verwerken van die gegevens;
5. De categorie of categorieën gegevenssubjecten waarop de gegevens betrekking hebben.

6.4 Indien een precieze bewaringstermijn niet voor een bepaald type gegevens kan worden vastgesteld, worden er criteria vastgesteld waarmee de bewaring van de gegevens wordt bepaald, waardoor wordt gewaarborgd dat de betreffende gegevens en de bewaring van die gegevens regelmatig kunnen worden getoetst tegen die criteria.

6.5 Niettegenstaande de volgende vastgestelde bewaartermijnen, kunnen bepaalde persoonlijke gegevens worden verwijderd of op andere wijze worden verwijderd vóór het verstrijken van de gedefinieerde bewaringstermijn wanneer een beslissing binnen de Vennootschap wordt genomen om dit te doen (hetzij in antwoord op een verzoek van een betrokkene of anders).

7.1 De gegevensbeschermingslead is verantwoordelijk voor het toezicht op de implementatie van dit beleid en voor het toezicht op de naleving van dit beleid, het andere beleid van de onderneming op het gebied van gegevensbescherming (inclusief, maar niet beperkt tot, zijn gegevensbeschermingsbeleid) en de GDPR en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

7.2 De gegevensbeschermingslead is rechtstreeks verantwoordelijk voor het waarborgen van naleving van de bovenstaande bewaartermijnen voor gegevens gedurende het hele bedrijf.

7.3Alle vragen met betrekking tot dit Beleid, het bewaren van persoonsgegevens of enig ander aspect van GDPR-conformiteit moeten worden verwezen naar de leidraad voor gegevensbescherming.

Dit beleid wordt geacht effectief te zijn vanaf 25 mei 2018. Geen enkel deel van dit beleid heeft terugwerkende kracht en is dus alleen van toepassing op zaken die zich voordoen op of na deze datum.